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本系統(tǒng)亦稱為電子版文件存檔管理系統(tǒng)。
一、為什么要使用文件發(fā)布系統(tǒng)
1. 隨著企業(yè)的發(fā)展，電子文件越來越多。人員流動(dòng)如果電子文件保管不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致電子文件丟失或不準(zhǔn)確。存檔在系統(tǒng)中，可以避免這種問題造成的損失。
2. 文件需要發(fā)放并控制文件發(fā)放范圍。紙質(zhì)文件很容易讓人拿走，復(fù)印。對(duì)于技術(shù)文件，屬企業(yè)的機(jī)密文件，無法放到局域網(wǎng)上共享。電子版的文件如果沒有系統(tǒng)的管理方式，失密時(shí)更是神不知，鬼不覺。
3. 文件需要共享的，共享的范圍是需要受到控制的。紙質(zhì)文件查看不方便，電子文件共享又無法進(jìn)行范圍控制。
4. 文件復(fù)印后發(fā)放，需要成本。既費(fèi)復(fù)印機(jī)，又費(fèi)人工，還費(fèi)紙。
5. 同一份文件的新舊文件版本管理比較麻煩。工作效率低。
二、斯坦芬文件管理系統(tǒng)益處：
1. 確保文件安全
按權(quán)限查看文件，文件能充分發(fā)放且不失密；
有文件查看權(quán)限的人也帶不拷貝不走文件；
文件上傳后帶審批流程，用流程保證系統(tǒng)中文件是有效版本。
2. 提高工作效率
易于文件查詢和檢索；
內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布，自動(dòng)新舊版本管理，大大減少文件管理人員工作量，提高了效率；
可上傳文件壓縮包
3. 提高工作準(zhǔn)確性
電子版有效版本集中保存，管理上井井有條；
同一份文件可以按不同類型歸類，文件同步更新；
4. 防止文件意外丟失、惡意刪除和篡改
電子版各個(gè)版本的有效文件集中管理，防止文件丟失；
文件不能被徹底刪除，有權(quán)限的人可以查詢被刪除的文件；
文件只能查看不能修改，上傳后的版本即無法修改；
5. 支持多場所瀏覽文件且不失密
無紙化辦公，節(jié)約成本和資源；
三、為何要購買斯坦芬文件發(fā)布管理系統(tǒng)
1. 應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)提供一種透明化、便捷的文件管理平臺(tái)，使日常繁瑣的文件管理變得簡單應(yīng)手，輕松自在；
2. 靈活的權(quán)限管理：文件夾和文件的權(quán)限可自由分配；
3. 自由分類文件，可實(shí)現(xiàn)多對(duì)多的分類；
4. 可設(shè)置每份文件的上傳、讀取、下載、打印、刪除權(quán)限，確保文件充分發(fā)放且不失密；
5. 文件下載可帶水印。水印內(nèi)容可自定義
6. 技術(shù)支持：
自有OFFICE\PDF瀏覽器，不必安裝OFFICE和PDF軟件即可打開相應(yīng)的文件；
不限文件格式，均可保存。
7. 設(shè)置文件編碼中心，自由定義文件編碼方式，自動(dòng)生成文件編號(hào)，亦支持手工編碼；
8. 文件歷史版本管理和更改單
系統(tǒng)默認(rèn)打開的是最新版本的文件；
舊版本可以列出清單，有文件查看權(quán)限的用戶，可以打開清單并看該文件所有的舊版本及其更改單。
9. 文件發(fā)布管理
新文件發(fā)布后，接收者需點(diǎn)擊接收按鈕。
文件接收者何時(shí)接收的文件，在系統(tǒng)內(nèi)一目了然，隨時(shí)可以查詢。
10. 審批流程、審批和電子郵件提醒
可以自定義審批流程。
文件審批進(jìn)度一目了然。
審批全程電子郵件提醒。
11. 文件審批狀況查詢
需自已處理的文件，點(diǎn)擊一下就可彈出列表進(jìn)行查看處理。
有權(quán)限的用戶，可清楚地看到文件的審批進(jìn)度。
12. 可設(shè)備多種文件分類，并按分類結(jié)果進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)
按文件名、文件編號(hào)、上傳時(shí)間等單一條件或多重條件實(shí)現(xiàn)模糊檢索；
沒有該文件的權(quán)限，檢索到文件也不能打開文件
13. 文件有效期限管理
14.支持手機(jī)檢索、瀏覽文件；支持多場所瀏覽文件。
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